Datenschutzhinweis der Finanzverwaltung

Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Steuerverwaltung – insbesondere den Finanzämtern – früher oder später in Kontakt, weil sie Steuererklärungen abgeben und Steuern zahlen müssen und Erstattungen oder auch Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu steuerlichen Zwecken, soweit die Abgabenordnung unmittelbar oder mittelbar anzuwenden ist. Ausgenommen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Zollbehörden (z. B. Zölle, Einfuhrumsatzsteuer und Kraftfahrzeugsteuer).

Im Besteuerungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten.

„Wir“ sind die Finanzbehörden des Bundes (Ausnahme: Zollverwaltung) und der Länder und für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu steuerlichen Zwecken verantwortlich.

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die verantwortliche Finanzbehörde, vertreten durch die Behördenleitung, richten. Im Regelfall sind die Finanzämter für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, beim Kindergeld die Familienkassen.

Die entsprechenden Kontaktdaten für die Landesfinanzbehörden finden Sie unter finanzamt.de in den jeweiligen landesspezifischen Übersichten, für das Bundesministerium der Finanzen unter bundesfinanzministerium.de und für das Bundeszentralamt für Steuern und die Familienkassen unter bzst.de.

Um ihre Aufgabe zu erfüllen, die Steuern nach den Vorschriften der Abgabenordnung und der Steuergesetze gleichmäßig festzusetzen und zu erheben, benötigt die Finanzverwaltung personenbezogene Daten (§ 85 der Abgabenordnung). Ihre personenbezogenen Daten werden in dem steuerlichen Verfahren verarbeitet, für das sie erhoben wurden (§ 29b der Abgabenordnung).

Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben (z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Steuernummer, Identifikationsnummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie für die Festsetzung und Erhebung der Steuern erforderliche Informationen (Einnahmen, Ausgaben, einbehaltene Steuern, Familienstand und Kinder, Lohnsteuerklasse, Beruf, Bankverbindung, Angaben über abgegebene Steuererklärungen).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten („sensible Daten“) erhebt die Finanzverwaltung ebenfalls nur, wenn dies für das Besteuerungsverfahren erforderlich ist -- z. B. Angaben über die Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer, oder Angaben über Erkrankungen/Behinderungen für außergewöhnliche Belastungen.

Im weitgehend automationsgestützten Besteuerungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und dann in zumeist maschinellen Verfahren der Festsetzung und Erhebung der Steuer zugrunde gelegt. Rechtsverbindliche Entscheidungen trifft die Finanzverwaltung nur dann auf Grundlage einer „vollautomatischen“ Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn dies gesetzlich zugelassen ist (z. B. „vollautomatischer“ Steuerbescheid nach § 155 Absatz 4 der Abgabenordnung).

Alle personenbezogenen Daten, die der Finanzverwaltung in einem steuerlichen Verfahren bekannt geworden sind, dürfen nur dann an andere Personen oder Stellen weitergegeben werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist (z. B. Mitteilung an die für Grundsteuer/Gewerbesteuer zuständigen Gemeinden, an die gesetzliche Sozialversicherung, oder an Familienkassen).

Personenbezogene Daten müssen solange gespeichert werden, wie sie für das Besteuerungsverfahren erforderlich sind. Maßstab hierfür sind die steuerlichen Verjährungsfristen (§§ 169 bis 171 sowie §§ 228 bis 232 der Abgabenordnung). Die Finanzverwaltung darf Sie betreffende personenbezogene Daten auch speichern, um diese für künftige steuerliche Verfahren zu verarbeiten (§ 88a der Abgabenordnung).

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde -- im Regelfall die oder der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (bfdi.bund.de), bzw. die jeweilige Landesdatenschutzbehörde.

Diese Rechte können in bestimmten, gesetzlich geregelten Fällen eingeschränkt sein (§§ 32c bis 32f der Abgabenordnung).

Im BMF-Schreiben zum Datenschutz im Steuerverwaltungsverfahren vom 13. Januar 2020 (zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 17. Juni 2021, BStBl 2020 I S. 143 und BStBl 2021 I S. 809) sowie in der Broschüre „Steuern von A bis Z“ auf bundesfinanzministerium.de.